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TESTO UNICO SULLA DOCUMENTAZIONE AMMINISTRATIVA - FINALITA' E CONTENUTI

1. La struttura e i contenuti del decreto

E' stato pubblicato, sulla Gazzetta Ufficiale 42 del 20 febbraio 2001 (Supplemento Ordinario n. 30), il D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445, recante "Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa".

Con l'entrata in vigore di tale regolamento è iniziato nel nostro Paese un importante processo di "sburocratizzazione" e di semplificazione amministrativa per riformare la Pubblica Amministrazione e farla funzionare in maniera più efficace e trasparente.

1.1. La struttura del decreto

Capo I - Definizioni e ambito di applicazione (Artt. 1-5)
Capo II - Documentazione amministrativa (Artt. 6-37)
Capo III - Semplificazione della documentazione amministrativa (Artt. 38-49)
Capo IV - Sistema di gestione informatica dei documenti (Artt. 50-70) Capo V - Controlli (Artt. 71-72)
Capo VI - Sanzioni (Artt. 73-76)
Capo VII - Disposizioni finali (Artt. 77-78)
Tavola di corrispondenza dei riferimenti previgenti al testo unico.

1.2. Norme abrogate

Dalla data di entrata in vigore del testo unico (7 marzo 2001) sono abrogati:
- la legge 4 gennaio 1968 n. 15 (Norme sulla documentazione amministrativa e sulla legalizzazione e autenticazione di firme);
- il D.P.R. 10 novembre 1997 n. 513;
- il D.P.R. 20 ottobre 1998 n. 403;
- il D.P.R. 20 ottobre 1998, n. 428.

2. Le novità introdotte dalla L. n. 183/2011 (legge di stabilità per il 2012)

L'articolo 15 della legge 12 novembre 2011, n. 183 (legge di stabilità per il 2012) - rubricato "Norme in materia di certificati e dichiarazioni sostitutive e divieto di introdurre, nel recepimento di direttive dell’Unione europea, adempimenti aggiuntivi rispetto a quelli previsti dalle direttive stesse" - ha introdotto rilevanti novità in materia di certificazioni e di dichiarazioni sostitutive.

Le modifiche apportate al D.P.R. n. 445/2000 possono essere così sintetizzate:
1) All'articolo 40, oltre ad aver sostituito la ribrica in "Certificati", vengono premessi due commi: 01 e 02.
1.1. Le certificazioni rilasciate dalla Pubblica Amministrazione in ordine a stati, qualità personali e fatti sono valide e utilizzabili solo nei rapporti tra privati.
Nei rapporti con gli organi della Pubblica Amministrazione e gestori di pubblici servizi i certificati e gli atti di notorietà sono sempre sostituiti dalle dichiarazioni sostitutive, di cui agli artt. 46 e 47 (art. 40, comma 01).

1.2. Sulle certificazioni da produrre ai soggetti privati è apposta, a pena di nullità, la dicitura "Il presente certificato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi" (art. 40, comma 02).

2) Viene sostituito il primo comma dell'articolo 43 (Accertamenti d'ufficio).
Le Amministrazioni pubbliche e i gestori di pubblici servizi sono tenuti ad acquisire d'ufficio le informazioni oggetto delle dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47, nonchè tutti i dati e i documenti che siano in possesso delle Pubbliche amministrazioni, previa indicazione, da parte dell'interessato, degli elementi indispensabili per il reperimento delle informazioni o dei dati richiesti, ovvero ad accettare la dichiarazione sostitutiva prodotta dall'interessato (art. 43, comma 1).

3) Dopo l'articolo 44 viene aggiunto l'articolo 44-bis (Acquisizione d’ufficio di informazioni).
Le informazioni relative alla regolarità contributiva (DURC) sono acquisite d'ufficio, ovvero controllate ai sensi dell'art. 71, dalle Pubbliche amministrazioni procedenti, nel rispetto della specifica normativa di settore (art. 44-bis).

4) Viene sostituito l'articolo 72.
Si riporta il testo del buovo articolo:
«Art. 72. (L) - (Responsabilita` in materia di accertamento d’ufficio e di esecuzione dei controlli).
1. Ai fini dell’accertamento d’ufficio di cui all’articolo 43, dei controlli di cui all’articolo 71 e della predisposizione delle convenzioni quadro di cui all’articolo 58 del codice dell’amminisrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, le amministrazioni certificanti individuano un ufficio responsabile per tutte le attivita` volte a gestire, garantire e verificare la trasmissione dei dati o l’accesso diretto agli stessi da parte delle amministrazioni procedenti.
2. Le amministrazioni certificanti, per il tramite dell’ufficio di cui al comma 1, individuano e rendono note, attraverso la pubblicazione sul sito istituzionale dell’amministrazione, le misure organizzative adottate per l’efficiente, efficace e tempestiva acquisizione d’ufficio dei dati e per l’effettuazione dei controlli medesimi, nonche´ le modalita` per la loro esecuzione.
3. La mancata risposta alle richieste di controllo entro trenta giorni costituisce violazione dei doveri d’ufficio e viene in ogni caso presa in considerazione ai fini della misurazione e della valutazione della performance individuale dei responsabili dell’omissione».

5) Vengono apportate modifiche al comma 2 dell'art. 74 (Violazione dei doveri d’ufficio).
Il nuovo comma 2 recita testualmente:
«Costituiscono altresì violazioni dei doveri d’ufficio:
a) la richiesta e l’accettazione di certificati o di atti di notorieta` (L);
b) il rifiuto da parte del dipendente addetto di accettare l’attestazione di stati, qualità personali e fatti mediante l’esibizione di un documento di riconoscimento; (R)
c) la richiesta e la produzione, da parte rispettivamente degli ufficiali di stato civile e dei direttori sanitari, del certificato di assistenza al parto ai fini della formazione dell’atto di nascita. (R) c-bis) il rilascio di certificati non conformi a quanto previsto all’articolo 40, comma 02 (L)» .

- Si riporta il testo dell'art. 15:
.

LEGGE 12 novembre 2011, n. 183: Disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato (Legge di stabilità 2012). Art. 15.

. Se vuoi approfondire ulteriormente i contenuti della legge di stabilità per il 2012, clicca QUI.

3. La Direttiva della Funzione Pubblica

Il Ministro della Pubblica Amministrazione e della Semplificazione, con la Direttiva n. 14 del 22 dicembre 2011, ha voluto illustrare le principali novità introdotte con la nuova normativa (art. 15, L. n. 183/2011).
Il testo della direttiva viene riportato nei Riferimenti normativi.

Il 1° gennaio 2012, sono entrate in vigore le modifiche introdotte dall'art. 15 della legge 12 novembre 2011, n. 183 (legge di Stabilità 2012) e relative alla disciplina dei certificati e delle dichiarazioni sostitutive contenuta nel D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445.
Le nuove norme hanno come obiettivo la completa "de-certificazione" del rapporto tra Pubblica amministrazione e cittadini e operano nel solco tracciato dal citato Testo unico, dove era già previsto che nessuna amministrazione potesse richiedere atti o certificati contenenti informazioni già in possesso della PA.

Ecco le principali novità:
1) le certificazioni rilasciate dalle Pubbliche Amministrazioni in ordine a stati, qualità personali e fatti sono valide e utilizzabili solo nei rapporti tra privati.
Nei rapporti con gli organi della Pubblica Amministrazione e i gestori di pubblici servizi, tali certificati sono sempre sostituiti dalle dichiarazioni sostitutive di certificazione o dell'atto di notorietà.
Dal 1° gennaio 2012 le amministrazioni e i gestori di pubblici servizi non potranno più accettarli né richiederli: la richiesta e l'accettazione dei certificati costituiscono violazione dei doveri d'ufficio;

2) i certificati dovranno riportare, a pena di nullità, la frase: " il presente certificato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi".
Le amministrazioni dovranno adottare le misure organizzative necessarie per evitare che, dal 1° gennaio 2012, siano prodotte certificazioni nulle per l'assenza della predetta dicitura; inoltre il rilascio di certificati che siano privi della dicitura citata costituisce violazione dei doveri d'ufficio;

3) le amministrazioni sono tenute a individuare un ufficio responsabile per tutte le attività volte a gestire, garantire e verificare la trasmissione dei dati o l'accesso diretto agli stessi da parte delle amministrazioni procedenti; tale adempimento risulta indispensabile, anche per consentire "idonei controlli, anche a campione" delle dichiarazioni sostitutive, a norma dell'articolo 71 del Testo Unico in materia di documentazione amministrativa;

4) le amministrazioni devono individuare e rendere note, attraverso la pubblicazione sul proprio sito istituzionale, le misure organizzative adottate per l'efficiente, efficace e tempestiva acquisizione d'ufficio dei dati e per l'effettuazione dei controlli medesimi, nonché le modalità per la loro esecuzione;

5) la mancata risposta alle richieste di controllo entro trenta giorni costituisce violazione dei doveri d'ufficio e viene in ogni caso presa in considerazione ai fini della misurazione e della valutazione della performance individuale dei responsabili dell'omissione;

6) le pubbliche amministrazioni possono acquisire senza oneri le informazioni necessarie per effettuare i controlli sulla veridicità delle dichiarazioni e per l'acquisizione d'ufficio, con qualunque mezzo idoneo ad assicurare la certezza della loro fonte di provenienza.
(Fonte: Ministro per la Pubblica amministrazione e la Semplificazione).

. Se vuoi accedere al sito del Dipartimento e scaricare le FAQ (domande frequenti), clicca QUI.

4. Le novità introdotte dalla L. n. 183/2011 - Art. 40, D.P.R. n. 445/2000 - Applicabilità anche ai certifcati e agli estratti dello stato civile - Circolare del Ministero dell'Interno

Quanto previsto dal nuovo testo dell'art. 40 del D.P.R. n. 445/2000 è applicabili sia ai certificati che agli estratti che, pertanto, non possono essere richiesti al privato cittadino, ne accettati da parte degli ufficiali di stato civile.
Il Ministero dell'Interno, con la circolare n. 4 del 2 marzo 2012, ha chiarito che le rtegole legislative ed i contenuti della direttiva del Ministero della Pubblica Amministrazione e della ssmplficazione del 22 dicembre 2011, con riguardo al nuovo testo dell'art. 40 del D.P.R. n. 445/2000, sono applicabili sia ai certificato che agli estratti, i quali, pertanto non possono essere richiesti al privato cittadino, nè accettati da parte degli ufficiali di stato civile.
Resta fermo che, ove il dato richiesto attenga ad atti formati all'estero e non registrati in Italia o presso un Consolato italiano, si dovrà perocedere all'acquisizione della c ertificvaziopne prodotta dal Paese straniero, legalizzata e tradotta nei termini di legge.
Il testo della circolare viene riporatto nei Riferimenti normativi.

5. Istruzioni organizzative ed operative per l’applicazione delle nuove disposizioni introdotte dall’articolo 15 della L. n. 183/2011 - Circolare dell'INPS

L’articolo 15 della legge 12 novembre 2011, n. 183 ha posto il divieto per le Pubbliche Amministrazioni non più soltanto di richiedere certificati o atti di notorietà, ma anche di accettarli.
A questa disposizione ha fatto seguito la Direttiva del Ministro della pubblica amministrazione e della semplificazione n. 14/2011 del 22 dicembre 2011.

L'INPS, con la Circolare n. 47 del 27 marzo 2012 sottolinea come la ratio fondamentale della novella normativa è il rafforzamento del criterio dell’acquisizione d’ufficio da parte dell’amministrazione procedente delle informazioni necessarie allo svolgimento dell’istruttoria.
Per effetto di questa nuova norma, il ricorso al canale informativo rappresentato dal reperimento diretto da parte del pubblico ufficio assume, dunque, il carattere dell’ordinarietà.
Con la circolare n. 47/2012, l'INPS indica le prime istruzioni organizzative ed operative necessarie ad allineare l’azione amministrativa dell’Istituto al nuovo assetto normativo sopra delineato.
Alla luce di tale previsione, a corredo delle domande di servizio non è più possibile ricevere certificazioni rilasciate all’utenza da altre amministrazioni ovvero atti di notorietà.

Decertificazione nell’ambito delle prestazioni in regime internazionale
Con riferimento ai procedimenti posti in essere dall'Istituto in attuazione della normativa internazionale di sicurezza sociale, si precisa che le disposizioni in argomento si applicano solo ai rapporti tra amministrazioni nazionali con esclusione di quelli tra amministrazioni nazionali ed estere.
In particolare non si applicano alle certificazioni rilasciate attraverso formulari comunitari o formulari previsti da convenzioni bilaterali di sicurezza sociale.

Fattispecie escluse dall’autocertificazione
L’articolo 49 comma 1 del D.P.R. n. 445/2000 non è stato modificato dalla norma citata in oggetto e, pertanto, “i certificati medici, sanitari, veterinari, di origine, di conformità CEE, di marchi e brevetti non possono essere sostituiti da altro documento, salvo diverse disposizioni della normativa di settore”.
Per quanto concerne il Documento Unico di Regolarità Contributiva (DURC), nel confermare nella sostanza la precedente disciplina il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali Direzione Generale per l’Attività Ispettiva ha precisato che l’articolo 44-bis definisce esclusivamente una modalità di acquisizione del DURC da parte delle Pubbliche Amministrazioni senza però intaccare in alcun modo il principio secondo cui le valutazioni effettuate da un Organismo tecnico (INPS, INAIL, Cassa Edile) non possono essere sostituite da un’autocertificazione, che non insiste, evidentemente né su fatti, né su "status" né tantomeno su qualità personali.
Peraltro, come precisato nel messaggio n. 1462 del 26 gennaio 2012 lo stesso Ministero ha chiarito l’inapplicabilità dell’articolo 40, comma 02, del D.P.R. n. 445 del2000, inquanto nei casi previsti dal legislatore e, in particolare, dall’articolo 90, comma 9 del D.Lgs. n.81/2008, il DURC può essere espressamente presentato dai privati alla Pubblica Amministrazione.

6. La decertificazione per i cittadini stranieri

6.1. Le dichiarazioni sostitutive da parte degli stranieri – Chiarimenti dal Ministero dell'Interno e del Dipartimento della Funzione Pubblica

Dal 1° gennaio 2012, è entrata in vigore la L. n. 183/2011, che, con l'art. 15, ha modificato, in alcune parti, il D.P.R. n. 445/2000, recante il testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari i materia di documentazione amministrativa.
Sono state così introdotte importanti novità in materia di autocertificazione dei documenti da parte dei privati nei confronti dei pubblici uffici, regole che si applicano anche ai cittadini extracomunitari soggiornanti nel territorio italiano.
La legge pur avendo inciso in modo evidente sul testo degli articolo 40 e 43 del citato DPR 445/2000, non è intervenuta sulla previsione contenuta nell'articolo 3, ove sono chiaramente individuati i soggetti cui il testo unico in materia di documentazione amministrativa si applica, nonchè le specifiche deroghe.
In particolare, l'articolo 3 del citato DPR 445/2000, precisa che “I cittadini di Stati non appartenenti all'Unione regolarmente soggiornanti in Italia, possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47 limitatamente agli stati, alle qualità personali e ai fatti certificabili o attestabili da parte di soggetti pubblici italiani, fatte salve le speciali disposizioni contenute nelle leggi e nei regolamenti concernenti la disciplina dell'immigrazione e la condizione dello straniero."

Molti dubbi sono sorti circa l'applicabilità o meno delle nuove disposizioni in materia di immigrazione, anche perchè il D.P.R. n. 445/2000, che disciplina le ipotesi di autocertificazione, ne deroga l'applicabilità ai casi previsti da leggi speciali e il testo unico sull'immigrazione, il D. Lgs. n. 286/1998, rientra nel novero delle leggi speciali.
Anticipiamo che, solo successivamente, l'articolo 17, comma 4-bis della L. n. 35/2012, di conversione del D.L. n. 5/2012, ha provveduto a sopprimere le parole: A«, fatte salve le speciali disposizioni contenute nelle leggi e nei regolamenti concernenti la disciplina dell'immigrazione e la condizione dello straniero» contenute nell'articolo 3, comma 2, del D.P.R. n. 445/2000.

Il Ministero dell'Interno, con la circolare n. 512 del 24 gennaio 2012, ha chiarito che, in assenza di un esplicito intervento emendativo del legislatore, nei procedimenti amministrativi curati dalle Questure, debbano essere sempre utilizzate le certificazioni rilasciate dalla pubblica amministrazione qualora tale acquisizione sia desumibile dalle previsioni contenute nel testo unico delle disposizioni concernenti la disciplina dell'immigrazione e norme sulla condizione dello straniero o nel relativo regolamento di attuazione.
Alcuni esempi in cui le certificazioni debbono essere rilasciate dalla pubblica amministrazione:
• il certificato del casellario giudiziale ed il certificato delle iscrizioni relative ai procedimenti penali in corso (articolo 16, del novellato D.P.R. n. 394/199);
• la certificazione attestante la conformità ai requisiti igienico-sanitari, nonché di idoneità abitativo dell'alloggio i uso (articoli 29, comma 3 e 30 del D.Lgs. n. 286/98);
• la certificazione attestante l'iscrizione nelle liste o nell'elenco anagrafico finalizzato al collocamento del lavoratore licenziato, dimesso o invalido per il rilascio del permesso di soggiorno per attesa occupazione (articolo 22, comma 11 del D.Lgs. n. 286/98 ed articolo 37, comma 5, del D.P.R. n. 394/1999);
• la certificazione attestante l'iscrizione ovvero la frequenza ad un corso di studio per il rinnovo del permesso di soggiorno per studio (articolo 39, comma 3 del D.Lgs. n. 286/98 ed articolo 46 del D.P.R. n. 394/1999).

Con circolare n. 3 del 17 aprile 2012, il Dipartimento della Funzione pubblica della Presidenza del Consiglio dei Ministri ha chiarito alcuni aspetti relativi ai certificati necessari per ottenere il permesso di soggiorno, all’attestato di idoneità abitativa e alla cittadinanza.

Dal 1° gennaio 2012, i cittadini possono richiedere (ed ottenere) solo certificati/estratti destinati a soggetti privati (banche, assicurazioni ecc.) sui quali, per evitare usi impropri, va apposta, a pena di nullità, la dicitura: "Il presente certificato non può essere prodotto agli organi della pubblica amministrazione o ai privati gestori di pubblici servizi". La circolare chiarisce n. 3/2012 che le nuove regole si applicheranno anche ai cittadini extracomunitari a partire dal 1° gennaio del 2013, in base a quanto stabilito dal comma 4-bis, dell'art. 17, della L. 4 aprile 2012, n. 35, di decreto-legge 9 febbraio 2012, n. 5.
Infatti solo con tale provvedimento, sono state soppresse, con efficacia dall'1° gennaio 2013, le parole contenute nell’art. 3, comma 2, del D.P.R. n. 445/2000: «fatte salve le speciali disposizioni contenute nelle leggi e nei regolamenti concernenti la disciplina dell'immigrazione e la condizione dello straniero»..
Dunque, per tutto il 2012 resta in vigore la regola secondo cui ai cittadini stranieri regolarmente soggiornanti in Italia le Amministrazioni Pubbliche potranno richiedere la produzione di tutti i certificati necessari ai fini dei procedimenti disciplinati dal Testo Unico sull’immigrazione (ad esempio procedimenti per il rilascio/rinnovo del permesso di soggiorno).
Gli uffici pubblici, addetti al rilascio dei certificati, dovranno in tali casi apporvi sopra espressamente la dicitura "certificato rilasciato per i procedimenti disciplinati dalle norme sull'immigrazione".

La circolare chiarisce, inoltre, che il certificato di idoneità abitativa, necessario ad esempio per presentare la domanda di ricongiungimento familiare, non sarà mai autocertificabile, poiché l'idoneità abitativa "rappresenta un'attestazione di conformità tecnica resa dagli uffici comunali" e non ha natura di certificato.

Infine, in materia di cittadinanza, la circolare chiarisce che per tutti i procedimenti in materia di concessione della cittadinanza italiana valgono le regole generali sull'autocertificazione, poiché la legge sulla cittadinanza (Legge n. 91 del 1992) non può considerarsi speciale rispetto al D.P.R. n. 445/2000.
Le nuove norme in materia di autocertificazione ed acquisizione d’ufficio della documentazione valgono, pertanto, in tali procedimenti già a partire dal 1° gennaio 2012.
Solamente atti, stati e qualità che le autorità italiane non possono verificare perché riferibili ad eventi realizzatisi all'estero (es. nascita, matrimonio, certificati penali) non potranno essere autocertificati da parte del cittadino straniero, ma dovranno essere dimostrati con idonea documentazione prodotta dal Paese straniero, tradotta e legalizzata nei termini di legge.

6.2. Rimandata dei sei mesi la decertificazione per i cittadini stranieri

Slitta di sei mesi la possibilità per i cittadini stranieri non appartenenti a un Paese dell’UE di utilizzare le dichiarazioni sostitutive anche per i provvedimenti contemplati dal testo unico immigrazione, come previsto dall'art. 17, commi 4-bis e 4-quater, della legge n. 35 del 4 aprile 2012, di conversione del D.L. n. 5 del 9 febbraio 2012.
La facilitazione sarebbe dovuta entrare in vigore il 1 gennaio 2013 ma subirà un rinvio di sei mesi per effetto di un emendamento alla Legge di Stabilità (art. 1, comma 388 e Tabella 2, n. 21) proposto dai relatori in Commissione bilancio al Senato.
Lo slittamento dal 1° gennaio al 30 giugno 2013 si è reso necessario in quanto non è stato ancora adottato il Decreto del Ministro dell’interno per individuare le modalità per l’acquisizione d’ufficio dei certificati del casellario giudiziale italiano, delle iscrizioni relative ai procedimenti penali in corso sul territorio nazionale, dei dati anagrafici e di stato civile, delle certificazioni concernenti l’iscrizione nelle liste di collocamento del lavoratore licenziato, dimesso o invalido, di quelle necessarie per il rinnovo del permesso di soggiorno per motivi di studio nonché le misure idonee a garantire la celerità nell’acquisizione della documentazione.

7. Decertificazione - Una nuova Circolare del Ministro per Pubblica Amministrazione e la Semplificazione e dell’Interno

Con la Circolare n. 3 del 17 aprile 2012 il Ministero per la Pubblica Amministrazione e la Semplificazione e il Ministero dell’Interno hanno fornito alcuni importanti chiarimenti in merito all'applicazione delle nuove disposizioni in materia di certificazione introdotte dall'art. 15, comma 1, della Legge 183/2011, in particolare con riferimento ai certificati necessari nell'ambito dei procedimenti regolati dalla disciplina sull'immigrazione e quelli relativi alla cittadinanza.
In particolare la Circolare chiarisce 3 questioni.
1. Stranieri: fino al 1° gennaio 2013 la materia della certificazione relativa «alla disciplina dell'immigrazione e della condizione dello straniero» è esclusa dal campo di applicazione del testo unico sulla documentazione amministrativa. Infatti solo con la legge n. 35/2012, di conversione del D.L. n. 5/2012, sono state soppresse, con efficacia dall'1° gennaio 2013, le parole contenute nell’art. 3, comma 2, del D.P.R. n. 445/2000: «fatte salve le speciali disposizioni contenute nelle leggi e nei regolamenti concernenti la disciplina dell'immigrazione e la condizione dello straniero».

2. L'attestato di idoneità abitativa, necessario allo straniero che richiede il ricongiungimento familiare e deve dimostrare la disponibilità, tra l'altro, di un alloggio conforme ai requisiti igienico - sanitari, non deve essere considerato un certificato bensì un'attestazione di conformità tecnica resa dagli Uffici tecnici comunali e non può essere sostituita da un'autocertificazione. Su tali attestati di idoneità abitativa non deve quindi essere apposta la dicitura, prevista dall'art 40, comma 02, del cit. d.P.R. n. 445 del 2000.

3. Al procedimento relativo alla cittadinanza si applica l’art. 40, comma 02, del D.P.R. n. 445/2000 e pertanto le Prefetture non potranno richiedere ai cittadini stranieri, nei casi di acquisto della cittadinanza, le certificazioni relative alla residenza che potranno essere sostituite dalle relative autocertificazioni oppure saranno le stesse Prefetture ad acquisire i dati necessari direttamente dai Comuni.
Il testo della Circolare viene riportato nei Riferimenti normativi.

REGOLAMENTO (UE) 2016/1191
STOP ALLA LEGALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI

1. LUGLIO 2016 - Dall’Europa un regolamento che semplifica il riconoscimento dei certificati e istituisce moduli standard multilingue

E’ stato pubblicato, sulla Gazzetta Ufficiale dell’Unione europea n. L 200/1 del 26 luglio 2016, il Regolamento (UE) 2016/1191 del Parlamento europeo e del Consiglio del 6 luglio 2016, che promuove la libera circolazione dei cittadini semplificando i requisiti per la presentazione di alcuni documenti pubblici nell'Unione europea e che modifica il regolamento (UE) n. 1024/2012.
Il testo del regolamento viene riportato nei Riferimenti normativi.

1.1. Oggetto e ambito di applicazione

Il presente regolamento:
a) prevede, in relazione a taluni documenti pubblici rilasciati dalle autorità di uno Stato membro che devono essere presentati alle autorità di un altro Stato membro, un sistema di esenzione dalla legalizzazione o formalità analoghe e di semplificazione di altre formalità;
b) istituisce moduli standard multilingue da utilizzare come supporto per la traduzione e allegati ai documenti pubblici nazionali relativi a determinati fatti elencati all'art. 2 (es. nascita, esistenza in vita, decesso, ecc.).

Attualmente i cittadini che si spostano o vivono in un altro paese dell'Unione europea devono far legalizzare i loro documenti pubblici, come i certificati di nascita, di matrimonio o di morte, per dimostrarne l'autenticità.
A norma del nuovo regolamento, quando si presenteranno “documenti pubblici” rilasciati in uno Stato membro dell'UE alle autorità di un altro Paese dell'UE, la legalizzazione non sarà più necessaria.
"I documenti pubblici disciplinati dal presente regolamento - si legge all'art. 4 - e le loro copie autentiche sono esenti da ogni forma di legalizzazione e formalità analoghe".
Il nuovo regolamento elimina, infatti, una serie di procedure burocratiche:
- i documenti pubblici (ad esempio i certificati di nascita, di matrimonio o del casellario giudiziale) rilasciati in un paese dell'Unione dovranno essere accettati come autentici in un altro Stato membro senza necessità di legalizzazione (ad esempio con l'apostille);
- il regolamento elimina anche l'obbligo per i cittadini di fornire in tutti i casi una copia autenticata e una traduzione asseverata dei loro documenti pubblici;
- i cittadini potranno anche usare un modulo standard multilingue, disponibile in tutte le lingue dell'UE, da presentare come ausilio alla traduzione allegato al documento pubblico per evitare l'obbligo di traduzione;
- il regolamento stabilisce tutele contro le frodi: se l'autorità ricevente ha dubbi ragionevoli sull'autenticità di un documento pubblico, potrà verificarla con l'autorità di emissione nell'altro paese attraverso una piattaforma informatica esistente, il sistema di informazione del mercato interno o IMI.

Gli Stati membri hanno due anni e mezzo di tempo (16 febbraio 2019) dalla data di entrata in vigore del regolamento per adottare tutti i provvedimenti necessari per consentirne la corretta applicazione al termine di questo periodo.

Ambito di applivazione

Il presente regolamento si applica ai documenti pubblici rilasciati dalle autorità di uno Stato membro, in base alla propria legislazione nazionale, che devono essere presentati alle autorità di un altro Stato membro e il cui obiettivo principale è accertare uno o piu' dei seguenti fatti:
a) nascita;
b) esistenza in vita;
c) decesso;
d) nome;
e) matrimonio, compresi la capacità di contrarre matrimonio e lo stato civile;
f) divorzio, separazione personale o annullamento del matrimonio;
g) unione registrata, compresa la capacità di sottoscrivere un'unione registrata e lo stato di unione registrata;
h) scioglimento di un'unione registrata, separazione personale o annullamento di un'unione registrata;
i) filiazione;
j) adozione;
k) domicilio e/o residenza;
l) cittadinanza; m) assenza di precedenti penali, a condizione che i documenti pubblici riguardanti tale fatto siano rilasciati a un cittadino dell'Unione dalle autorità del suo Stato membro di cittadinanza.

Il presente regolamento si applica inoltre ai documenti pubblici la cui presentazione possa essere richiesta da cittadini dell'Unione che risiedono in uno Stato membro di cui non sono cittadini quando essi desiderano votare o candidarsi alle elezioni del Parlamento europeo o alle elezioni comunali nel loro Stato membro di residenza, alle condizioni definite rispettivamente nella direttiva 93/109/CE e nella direttiva 94/80/CE del Consiglio.

Il presente regolamento non si applica:
a) ai documenti pubblici rilasciati dalle autorità di un paese terzo; o
b) alle copie autentiche dei documenti di cui alla lettera a), prodotte dalle autorità di uno Stato membro.
Il presente regolamento non si applica al riconoscimento in uno Stato membro degli effetti giuridici relativi al contenuto dei documenti pubblici rilasciati dalle autorità di un altro Stato membro.

Per «documenti pubblici» sono da intendere:
a) i documenti emanati da un'autorità o da un funzionario appartenente ad una delle giurisdizioni di uno Stato membro, ivi compresi quelli emanati dal pubblico ministero, da un cancelliere o da un ufficiale giudiziario («huissier de justice»);
b) i documenti amministrativi;
c) gli atti notarili;
d) le dichiarazioni ufficiali come le annotazioni di registrazioni, visti per la data certa e autenticazioni di firme, apposte su una scrittura privata;
e) documenti redatti da agenti diplomatici o consolari di uno Stato membro che agiscono nell'esercizio delle loro funzioni nel territorio di qualsiasi Stato, ove tali documenti debbano essere presentati sul territorio di un altro Stato membro o agli agenti diplomatici o consolari di un altro Stato membro che agiscono nel territorio di un paese terzo.
I documenti pubblici disciplinati dal presente regolamento e le loro copie autentiche sono esenti da ogni forma di legalizzazione e formalità analoghe (art. 4).

1.2. Semplificazione delle altre formalità relative alle copie autentiche

Laddove uno Stato membro prescriva la presentazione dell'originale di un documento pubblico rilasciato dalle autorità di un altro Stato membro, le autorità dello Stato membro in cui è presentato il documento pubblico non possono richiedere anche la presentazione di una copia autentica.
Qualora uno Stato membro autorizzi la presentazione di una copia autentica, le autorità di tale Stato membro devono accettare una copia autentica prodotta in un altro Stato membro (art. 5).

1.3. Semplificazione delle altre formalità relative alle traduzioni

Non è richiesta una traduzione quando:
a) il documento pubblico è redatto nella lingua ufficiale dello Stato membro in cui il documento è presentato o, qualora lo Stato membro in questione abbia più lingue ufficiali, nella lingua ufficiale o in una delle lingue ufficiali del luogo in cui il documento è presentato o in qualsiasi altra lingua espressamente accettata da tale Stato membro; oppure
b) il documento pubblico relativo alla nascita, all'esistenza in vita, al decesso, al matrimonio, compresi la capacità di contrarre matrimonio e lo stato civile, all'unione registrata, compresi la capacità di sottoscrivere un'unione registrata e lo stato di unione registrata, al domicilio e/o alla residenza e all'assenza di precedenti penali, è corredato, alle condizioni stabilite dal presente regolamento, di un modulo standard multilingue purché l'autorità nazionale a cui è presentato il documento pubblico ritenga che le informazioni figuranti nel modulo standard multilingue siano sufficienti al trattamento del documento pubblico.
La traduzione certificata effettuata da una persona qualificata a tal fine ai sensi del diritto di uno Stato membro è accettata in tutti gli Stati membri (aret. 6).

1.4. Moduli standard multilingue

I documenti pubblici relativi alla nascita, all'esistenza in vita, al decesso, al matrimonio, ecc., comunicati dagli Stati membri, sono corredati, su richiesta della persona avente diritto ad ottenere il documento pubblico, di un modulo standard multilingue istituito conformemente al presente regolamento.
I moduli standard multilingue sono rilasciati da un'autorità e recano la data del rilascio, la firma e, se del caso, il bollo o il timbro dell'autorità di rilascio (art. 7).

I moduli standard multilingue sono allegati ai documenti pubblici e sono utilizzati come supporto per la traduzione e non hanno alcun valore legale autonomo.
I moduli standard multilingue non costituiscono:
a) estratti di atti di stato civile;
b) copie letterali degli atti di stato civile;
c) estratti multilingue di atti di stato civile;
d) estratti multilingue e codificati di atti di stato civile; o
e) certificati di stato civile multilingue e codificati.

I moduli standard multilingue possono solo essere usati in uno Stato membro diverso da quello in cui sono stati rilasciati (art. 8).

Al fine di agevolare ulteriormente la libera circolazione dei documenti pubblici all'interno dell'Unione, gli Stati membri "provvedono affinché le spese per ottenere un modulo standard multilingue non superino il costo di produzione del modulo standard multilingue o del documento pubblico a cui il modulo è allegato, se questo è inferiore" (rt. 11).

1.5. Informazioni che devono essere comunicate dagli Stati membri

Entro il 16 febbraio 2017 ciascuno Stato membro dovrà comunicare alla Commissione le voci specifiche per paese da inserire nei moduli standard multilingue relativi alla nascita, all'esistenza in vita, al decesso, al matrimonio (compresi la capacità di contrarre matrimonio) e lo stato civile e, se del caso, all'unione registrata (compresi la capacità di sottoscrivere un'unione registrata e lo stato di unione registrata) al domicilio e/o alla residenza e all'assenza di precedenti penali.
Entro il 16 febbraio 2018 la Commissione pubblicherà gli elenchi delle voci specifiche per paese ricevute nella Gazzetta ufficiale dell'Unione europea e nel portale europeo della giustizia elettronica in tutte le lingue ufficiali delle istituzioni dell'Unione (art. 24, commi 2 e 3).

Ad eccezione delle date sopra indicate, ricordiamo che il regolamento si applicherà a decorrere dal 16 febbraio 2019.

2. 16 FEBBRAIO 2019 - LIBERA CIRCOLAZIONE DEI DOCUMENTI PUBBLICI - Dal 16 febbraio 2019 in Europa stop alla legalizzazione e all’apostille

Dopo la semplificazione introdotta dal legislatore europeo in materia di successioni con il Regolamento UE n. 650/2012 del 4 luglio 2012 (in vigore dal 17 agosto 2015), è arrivata la semplificazione nella circolazione dei documenti pubblici riguardante l’abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri.
Il 16 febbraio 2019 è entrato in vigore il Regolamento (UE) 2016/1191 del Parlamento europeo e del Consiglio del 6 luglio 2016, che promuove la libera circolazione dei cittadini semplificando i requisiti per la presentazione di alcuni documenti pubblici nell'Unione europea e che modifica il regolamento (UE) n. 1024/2012.
Il regolamento in questione:
a) abolisce la necessità di legalizzare i documenti pubblici, quali: certificati, estratti, copie integrali di atti di stato civile, nulla osta al matrimonio e certificati di capacità matrimoniale, allo scopo di ridurre la burocrazia e i costi per i cittadini che presentano alle autorità di un Paese dell’Unione europea un documento pubblico emesso dalle autorità di un altro Paese dell’UE;
b) abolisce l’obbligo dell’apostille e semplifica le formalità riguardanti le copie autentiche e le traduzioni;
c) istituisce moduli standard multilingue per superare le barriere linguistiche e agevolare la circolazione di documenti pubblici tra gli Stati membri concernenti: la nascita, l'esistenza in vita, il decesso, il matrimonio (compresi la capacità di contrarre matrimonio e lo stato civile), l'unione registrata, il domicilio e/o la residenza, l'assenza di precedenti penali.
Abolizione dell’obbligo di apostille
Nei settori interessati dal regolamento, quando un cittadino presenta alle autorità di un Paese dell’UE un documento pubblico emesso dalle autorità di un altro Paese dell’UE, le autorità riceventi non possono esigere che il documento rechi il timbro apostille (il timbro apostille serve a dimostrare l’autenticità di un documento pubblico emesso in un paese straniero).

Copie autentiche
- I paesi dell’UE possono richiedere la presentazione del documento pubblico originale o di una copia autentica, ma non di entrambi contemporaneamente.
- Se un paese dell’UE accetta la presentazione di una copia autentica al posto del documento originale, deve accettare una copia autentica fatta in un altro paese dell’UE.

Traduzioni
Il paese dell’UE in cui viene presentato il documento pubblico non può esigere la traduzione se il documento pubblico è in una delle lingue ufficiali del paese dell’UE o in una lingua non ufficiale accettata dal paese dell’UE.
Inoltre, la traduzione non può essere richiesta se l’atto pubblico è accompagnato da un modulo standard multilingue, a patto che l’autorità alla quale viene presentato il documento pubblico ritenga che le informazioni contenute nel modulo siano sufficienti per il trattamento del documento.

Moduli standard multilingue
1. Il regolamento introduce moduli standard opzionali multilingue in tutte le lingue dell’UE.
2. I moduli possono essere presentati dai cittadini in un altro paese dell’UE come supporti per la traduzione allegati al documento pubblico per evitare l’obbligo di traduzione.
3. Se il documento pubblico presentato è accompagnato da un modulo standard multilingue, il paese dell’UE ricevente può richiedere una traduzione del documento solo in circostanze eccezionali.
4. Se sussistono tali circostanze eccezionali e il paese dell’UE ricevente richiede una traduzione certificata, deve accettare una traduzione certificata redatta in un altro paese dell’UE.
5. I moduli standard multilingue come supporti per la traduzione di documenti pubblici sono disponibili per i documenti relativi a: nascita; accertamento dell’esistenza in vita; decesso; matrimonio, compresi la capacità di contrarre matrimonio e lo stato civile; unione registrata, compresi la capacità di sottoscrivere un’unione registrata e lo stato di unione registrata; domicilio e/o residenza; assenza di precedenti penali.

Il regolamento 2016/1191 si applica ai documenti pubblici rilasciati dalle autorità di uno Stato membro, in base alla propria legislazione nazionale, che devono essere presentati alle autorità di un altro Stato membro e il cui obiettivo principale è accertare uno o più dei seguenti fatti: nascita; decesso; nome; matrimonio, compresi la capacità di contrarre matrimonio e lo stato civile; divorzio, separazione personale o annullamento del matrimonio; unione registrata, compresi la capacità di sottoscrivere un’unione registrata e lo stato di unione registrata; scioglimento di un’unione registrata, separazione personale o annullamento di un’unione registrata; filiazione, compresa l’adozione; domicilio e/o residenza; cittadinanza; assenza di precedenti penali; diritto di votare e di candidarsi alle elezioni comunali e alle elezioni del Parlamento europeo.

Per "documenti pubblici", secondo quanto stabilito all'art. 3, del regolamento, si intende:
"a) i documenti emanati da un'autorità o da un funzionario appartenente ad una delle giurisdizioni di uno Stato membro, ivi compresi quelli emanati dal pubblico ministero, da un cancelliere o da un ufficiale giudiziario;
b) i documenti amministrativi;
c) gli atti notarili;
d) le dichiarazioni ufficiali come le annotazioni di registrazioni, visti per la data certa e autenticazioni di firme, apposte su una scrittura privata;
e) i documenti redatti da agenti diplomatici o consolari di uno Stato membro che agiscono nell'esercizio delle loro funzioni nel territorio di qualsiasi Stato, ove tali documenti debbano essere presentati sul territorio di un altro Stato membro o agli agenti diplomatici o consolari di un altro Stato membro che agiscono nel territorio di un paese terzo.

Per «copia autentica» si intende "una copia di un documento pubblico originale firmata e certificata come riproduzione esatta e completa di tale documento pubblico originale da un'autorità legittimata a tal fine ai sensi del diritto nazionale e dello stesso Stato membro che ha inizialmente rilasciato il documento pubblico”.

Per effetto della nuova misura - a decorrere dal 16 febbraio 2019:
- i documenti pubblici rilasciati in uno Stato membro dell’Unione dovranno essere accettati come autentici in un altro Stato membro senza necessità di legalizzazione,
- nei settori interessati dal regolamento, quando un cittadino presenta alle autorità di un paese dell’UE un documento pubblico emesso dalle autorità di un altro paese dell’UE, le autorità riceventi non possono esigere che il documento rechi il timbro apostille (il timbro apostille, introdotta dalla Convenzione dell’Aja del 5 ottobre 1961, serve a dimostrare l’autenticità di un documento pubblico emesso in un paese straniero);
- viene meno l’obbligo di fornire, in tutti i casi, una copia autenticata e una traduzione asseverata dei documenti pubblici, potendo essere utilizzato un modulo standard multilingue da presentare come ausilio alla traduzione, allegato al documento pubblico per evitare l’obbligo di traduzione.

I Paesi dell’UE possono richiedere la presentazione del documento pubblico originale o di una copia autentica, ma non di entrambi contemporaneamente. Se un paese dell’UE accetta la presentazione di una copia autentica al posto del documento originale, deve accettare una copia autentica fatta in un altro paese dell’UE.
Il paese dell’UE in cui viene presentato il documento pubblico non può esigere la traduzione se il documento pubblico è in una delle lingue ufficiali del paese dell’UE o in una lingua non ufficiale accettata dal paese dell’UE.
Inoltre, la traduzione non può essere richiesta se l’atto pubblico è accompagnato da un modulo standard multilingue, a patto che l’autorità alla quale viene presentato il documento pubblico ritenga che le informazioni contenute nel modulo siano sufficienti per il trattamento del documento.

Il presente regolamento non si applica:
a) ai documenti pubblici rilasciati dalle autorità di un paese terzo;
b) alle copie autentiche dei documenti di cui alla lettera a), prodotte dalle autorità di uno Stato membro.
c) al riconoscimento in uno Stato membro degli effetti giuridici relativi al contenuto dei documenti pubblici rilasciati dalle autorità di un altro Stato membro.
Il regolamento riguarda solo l’autenticità del documento pubblico e non il riconoscimento dei suoi contenuti o effetti.

APPROFONDIMENTI E RIFERIMENTI

Cos'è l'autocertificazione? Cosa si può autocertificare? Cosa non si può autocertificare? Dove e quando è utilizzabile l'autocertificazione? Le conseguenze per le dichiarazioni non veritiere?
Le risposte le trovi nel documento, dal titolo:

La semplificazione amministrativa in pillole.

. Se vuoi scaricare la modulistica relativa alle autocertificazioni, clicca QUI.

. Se vuoi visitare il sito del Ministero per la Pubblica Amministrazione e la Semplificazione, clicca QUI.

. Se vuoi scaricare una GUIDA all'autocertificazione, clicca QUI.

RIFERIMENTI NORMATIVI

D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445: Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa. (Testo aggiornato con le modifiche apportate, da ultimo, dalla legge 12 novembre 2011, n. 183 - In vigore dal 1° gennaio 2012).

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D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 - Relazione illustrativa.

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Presidenza del Consiglio dei Ministri - Ministro della Pubblica Amministrazione e della Semplificazione - Direttiva del 22 dicembre 2011, n. 14: Adempimenti urgenti per l'applicazione delle nuove disposizioni in materia di certificati e dichiarazioni sostitutive di cui all'art. 15, della legge 12 novembre 2011, n. 183.

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Ministero dell'Interno - Dipartimento per gli Affari Interni e Territoriali - Direzione Centrale per i Servizi Demografici - Circolare del 23 dicembre 2011, n. 33, Prot. 0016056: Articolo 15, legge 12 novembre 2011, n. 183. Norme in materia di certificati e dichiarazioni sostitutive.

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Ministero dell'Interno - Dipartimento della Pubblica Sicurezza - Direzione Centrale dell'Immigrazione e della Polizia delle Frontiere - Circolare del 24 gennaio 2012, n. 512: Legge 12 novembre 2011, n. 183 recante "Disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato (Legge di stabilità 2012)". Modificazioni apportate al D.P.R. 445/2000, recante il testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa.

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Ministero dell'Interno - Dipartimento per gli Affari Interni e Territoriali - Direzione Centrale per i Servizi Demografici - Circolare del 2 marzo 2012, n. 4, Prot. 0002830: Art. 15, comma 1, legge n. 183/2011. Norme in materia di certificati e dichiarazioni sostitutive. Istruzion i per gli ufficiali dello stato civile.

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INPS - Circolare del 27 marzo 2012, n. 47: Istruzioni organizzative ed operative per l’applicazione delle nuove disposizioni introdotte dall’articolo 15 della legge 12 novembre 2011, n. 183 in materia di certificati e dichiarazioni sostitutive.

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Ministro per la Pubblica Amministrazione e la Semplificazaione - Ministro dell'Interno - Circolare n. 3 del 17 aprile 2012, Prot. 0015731: Ambito di applicazione delle novelle introdotte dall'art. 15, L. 183 del 2011 in materia di certificazione. (Pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale n. 207 del 5 settembre 2012).

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Ministro dell'Interno - Dipartimento della Pubblica Sicurezza - Direzione Centrale dell'immigrazione e della Polizia delle frontiere - Circolaren. 3196 del 23 aprile 2012: Legge 12 novembre 2011, n. 183 recante "Disposizioni per la formazione del bilancio annuale e pluriennale dello Stato (legge di stabilità 2012)". Modificazioni apportate al DPR 445/2000, recante il testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa. Inoltro della direttiva congiunta del Ministro per la Pubblica Amministrazione e la Semplificazione e del Ministro dell'Interno.

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Ministero dell'Interno - Dipartimento per gli Affari Interni e Territoriali - Circolare n. 9 del 27 aprile 2012, Prot. 0005137: Decreto-legge 9 febbraio 2012, n. 5 , convertito in legge 4 aprile 2012, n. 35 recante "Disposizioni urgenti in materia di semplificazione e di sviluppo". Modalità di applicazione dell' art. 5 ("Cambio di residenza in tempo reale").

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Presidenza del Consiglio dei Ministri - Ministro della Pubblica Amministrazione e della Semplificazione - Circolare n. 5 del 23 maggio 2012: Ambito di applicazione dell'art. 40, comma 02, D.P.R. n. 445/2000. (Pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale n. 177 del 31 luglio 2012).

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