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<b>PRATICA TELEMATICA - ATTI AL REGISTRO DELLE IMPRESE SOLO IN FORMATO PDF/A</B>


<table width='100%' border=3>
<tr>
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<b> PDF/A - LO STANDARD PDF PER L'ARCHIVIAZIONE A LUNGO TERMINE DEI DOCUMENTI ELETTRONICI</b> <BR>
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</tr>
<tr>
<td><br>

I documenti digitali possono essere conservati in diversi formati di file: <i>documenti di testo, immagini, documenti PDF o altri formati, come TIFF, XPS, JPEG, ecc.</i>. <br>
Però non tutte queste opzioni sono consigliabili per l’archiviazione a lungo termine. <br>
Il formato che dà le migliori garanzie è attualmente il formato PDF/Archive (<b>PDF/A</b> -<i> Portable Document Format for Archive</i>).<br>
Questo nuovo standard è nato, infatti, per la <b>conservazione a lungo termine dei documenti elettronici</b>. <br><br>
Preservare un documento significa assicurare che possa essere acceduto e che resti immutato nel tempo. <br>
Per <b>"Lungo tempo"</b> si intende un lungo periodo di tempo attraverso il quale può avvenire un cambio di tecnologia, nuovi software, piattaforme o formati per i dati, oppure un cambiamento degli usi della comunità o della tipologia di informazioni contenute in un archivio.<br>
Pertanto, un formato destinato alla conservazione a lungo termine dei documenti deve garantire: <br>
<i><b>
- intelligibilità,<br>
- immutabilità,<br>
- usabilità,<br>
- integrità,<br>
- autenticità</i></b>.<br><br>
Il PDF/A è un formato creato apportando delle restrizioni alle funzionalità del formato PDF necessarie per garantire la visualizzazione nel tempo; infatti molte delle funzionalità che sono consentite dal formato PDF, non si adattano alla conservazione a lungo termine.<br>
Lo standard PDF/A consentirà, pertanto, l'archiviazione elettronica dei documenti in modo da garantirne la salvaguardia per periodi di tempo prolungati e che quei documenti si possano richiamare e visualizzare ottenendo risultati sicuri, precisi e conformi anche in futuro.<br><br>

Nel Settembre del 2005 la International Organization for Standardization (ISO) ha approvato il nuovo PDF/A standard per l' archiviazione di documenti elettronici. <br>
Secondo lo standard ISO 19005-1, PDF/A e' un derivativo di PDF che <i>"fornisce un meccanismo per la rappresentazione di documenti elettronici in maniera tale da preservarne l' apparenza visiva con il passare del tempo, indipendente dagli strumenti e sistemi usati per la creazione, memorizzazione e resa dei file"</i>.<br>
Questi mezzi di preservazione permettono ai PDF di essere auto sostenibili. <br>
PDF/A consegue questa autosostenibilità incorporando l' informazione (contenuto, colore, font, immagini, testo, ecc.) di cui si ha bisogno per esibire il documento all'interno dello stesso. In altre parole, PDF/A non richiede nessuna informazione esterna aggiuntiva per essere visualizzato correttamente. <br>
Tuttavia, per conseguire la autosostenibilità, questo formato deve escludere certe funzioni permesse in file PDF standard come films, suono e trasparenza. <br><br>

La classificazione di PDF/A e' divisa in due parti, <b>PDF/A-1</b> e <b>PDF/A-2</b>. <br>
La prima classificazione, PDF/A-1 e' ulteriormente diviso in due sottocategorie, <b>PDF/A-1a</b>, e <b>PDF/A-1b</b>.<br>
La differenza principale tra PDF/A-1a e PDF/A-1b consiste nella maniera nella quale ognuno gestisce l' estrazione del testo:<br>
• <b>PDF/A-1a</b>: Questo livello, anche conosciuto come Level A Conformance, e' pienamente conforme con gli Standard ISO 19005-1. <br>
Questa versione include metadata, cosicche' il testo può essere estratto e visualizzato da un ampio numero di dispositivi inclusi PC palmari. <br>
• <b>PDF/A-1b</b>: Conosciuto anche come Level B Conformance, questa categoria e' considerata il minimo livello di osservanza per PDF/A. <br>
Questo livello, garantisce che il documento può essere visualizzato e letto su di un monitor del computer ma la leggibilità non e' garantita. <br>
• <b>PDF/A-2</b>: Questa e' la nuova addizione allo standard PDF/A ed e' ancora, al momento, allo stato di formulazione dal Technical committee. <br>
Essenzialmente, PDF/A-2 avrà a che fare con alcune delle più recenti funzione che sono state aggiunte al PDF Reference, come le firme digitali. <br><br>

Si ricorda che il <b>formato PDF/A</b> (<i>regolato dallo standard pubblico ISO 19005-1 Document management - Electronic document file for long-term preservation - part. 1 Uso of PDF 1.4 << PDF/A-1 >></i>) può essere creato utilizzando diversi strumenti sia di estrazione "open source" e gratuiti - ad esempio <b>Openoffice</b>, versioni 2.4 e successive (File - Esporta in formato PDF - Scegliere il check PDF/A-1) - ovvero soggetti a licenza e a pagamento quali ad esempio <b>Adobe Acrobat Professional</b>, versione 9.0.<br><br>

Inoltre, non tutti sanno che questo formato o modalità di salvataggio, è già da tempo attiva sull’ultima versione della suite Office di Microsoft: <b>Microsoft Office 2007</b>. <br>
Mediante l’installazione di un componente aggiuntivo denominato <b>SaveAsPDFandXPS</b>, Office 2007 ci permetterà di salvare qualsiasi tipo di file in formato PDF (che comprende anche l’opzione PDF/A) ed in formato XPS.<br>
Per poter abilitare il salvataggio in formato PDF/A, basta che, dopo aver selezionato dal pulsante funzione in alto a sinistra, andiamo a selezionare <i>“Salva con nome”</i>, per poi selezionare “PDF o XPS”.<br>
Nella schermata che compare successivamente, selezionando il pulsante <i>“Opzioni”</i> potremmo abilitare in fondo l’opzione <i>“Conforme a ISO 19005-1 (PDF/A)”</i> e quindi, creare i nostri documentali di Word o Excel in formato PDF/A.<br><br>
Anche la stampante virtuale PDF, gratuita e in italiano, denominata <a href="http://www.pdfforge.org" target=_blank>PDF Creator</a> a partire dalla versione 0.9.6 supporta il formato PDF/A, basta sceglierlo nelle opzioni di salvataggio.<br><br>

Per fare il test che il file venga correttamente salvato in PDF/A basta che aprire con Adobe Reader 9 o successivi il file salvato precedentemente e, se corretto, si vedrà una barra blu in alto che conferma che si stà visualizzando il file in modalità PDF/A.<br><br>

</td></tr>
</table><br>


<table width='100%' border=3>
<tr>
<TH align='center' bgcolor='#dddddd'>
<b> DAL 15 GENNAIO 2009 <BR>ATTI AL REGISTRO DELLE IMPRESE SOLO IN FORMATO PDF/A </b> <BR>
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</tr>
<tr>
<td><br>


<font class='special'><b>1. <u>I riferimenti normativi e gli adempimenti presso il Registro delle imprese</b></u></FONT><br><br>

L'articolo 6, comma 3, del <b>D.P.C.M. 10 dicembre 2008</b>, recante <i>"Specifiche tecniche del formato elettronico elaborabile (XBRL) per la presentazione dei bilanci di esercizio e consolidati e di altri atti al registro delle imprese"</i> (pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 304 del 31 dicembre 2008) prevede - in attesa delle specifiche tecniche XML che dovranno essere definite dal Centro Nazione per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione (CNIPA) - che <b><i>"Nelle more della definizione delle specifiche di cui al comma 1, l'interessato allega all'istanza di cui all'art. 4 un documento informatico in formato PDF/A con il contenuto dell'atto, anche senza immagini ottenute dalla scansione di documenti cartacei"</b></i>.<br>
Dunque, gli altri atti per i quali vi è l'obbligo di deposito per l'iscrizione nel Registro delle imprese devono essere rappresentati come documenti informatici secondo le <b>specifiche tecniche XML definite dal CNIPA</b>, sentiti il Ministero dello Sviluppo Economico, l'Agenzia delle Entrate, gli studi professionali, l'UnionCamere e l'Associazione "XBRL Italia".<br>
Le specifiche tecniche del formato XML per tali tipi di atti non sono state ancora definite e, quindi, ai sensi della citata disposizione i soggetti obbligati devono, nell'attesa, allegare all'istanza un documento informatico in formato PDF/A con il contenuto dell'atto, anche senza immagini ottenute dalla scansione di documenti cartacei.<br>

Alla luce di tale disposizione <b>tutti gli atti da depositare al Registro delle Imprese, formati dal 15 gennaio 2009</b> (data di entrata in vigore del predetto D.P.C.M. 10 dicembre 2008), <b>dovranno essere predisposti secondo lo standard PDF/A</b>.<br>
Non dovrebbe, quindi, essere più ammesso l’utilizzo del formato TIFF o del formato PDF "ordinario". <br><br><br>

<font class='special'><b>2. <u>Gli adempimenti presso il Registro delle imprese</b></u></FONT><br><br>

Secondo quanto precisato da Unioncamere nella <b>Circolare del 24 febbraio, Prot. 2991</b>, tale formato verrà obbligatoriamente richiesto <b>solo per gli atti notarili e per gli altri adempimenti che possono essere considerati come atti</b>; quindi non verrà richiesto per gli allegati, per i documenti giustificativi o a comprova presentati in copia nè per i documenti presentati al REA.<br><br>

Si elencano - a titolo esemplificativo e non esaustivo - gli <b>atti da depositare in formato PDF/A</b>: <br><i>
• tutti gli atti modificativi dei patti sociali, degli atti costitutivi o degli statuti di società e gli atti di cessione di azienda (il cui deposito/iscrizione è peraltro solitamente curato dal notaio rogante o autenticante); <br>
• atti di cessione di quote di S.R.L.;<br>
• progetto di fusione;<br>
• situazioni patrimoniali dei consorzi;<br>
• bilanci di esercizio e consolidati delle società di capitali o cooperative;<br>
• bilanci finali di liquidazione di società delle capitali o cooperative;<br>
• atti (verbali) di nomina dei liquidatori di società di capitali o cooperative;<br>
• deposito statuto aggiornato (se non già depositato come allegato dell'atto notarile di modifica</i>.<br><br>

<b>Non è invece obbligatorio utilizzare il formato PDF/A</b>per i seguenti documenti che si elencao a titolo esemplificativo:<br> <i>
• verbali di assemblea portanti la nomina e/o cessazione di amministratori e/o sindaci di società di capitali o di società cooperative;<br>
• verbali di consiglio di amministrazione relativi all'attribuzione di deleghe e/o poteri agli amministratori;<br>
• copie di autorizzazioni amministrative, certificazioni, autodichiarazioni, documenti di identità, etc. </i>.<br><br>

Ovviamente è possibile utilizzare il formato PDF/A anche per tutti gli altri atti per i quali l'obbligo non sussista. <br><br><br>

<font class='special'><b>3. <u>La verifica del formato da parte dell'ufficio</b></u></font> <br><br>

Ai sensi dell’art. 7 del citato D.P.C.M. 10 dicembre 2008, la conformità del documento informatico depositato (file) al predetto standard PDF/A <b>dovrà essere verificata dall'ufficio, con l'obbligo di rifiuto di iscrizione</b> qualora l'interessato non provveda alla regolarizzazione nel termine assegnato.<br><br>
La società InfoCamere ha reso disponibile sul sito Telemaco un'apposita funzione di verifica del formato PDF/A utilizzabile dagli stessi utenti al fine di consentire il controllo preventivo della correttezza dell'istanza da inviare all'ufficio del Registro delle imprese.<br><br>

. Se vuoi scaricare <b>una scheda riassuntiva riportante le indicazioni per la formazione e la verifica del formato PDF/A nei documenti per il Registro imprese</b>, clicca <a href =' http://www.ce.camcom.it/files/istruzioni-PDF-A1-drim.pdf '> <b>QUI.</a></b> <br><br><br>

<font class='special'><b><u>ATTENZIONE!!</b></u> <br></font>
Purtroppo alcuni documenti generati con prodotti dichiarati conformi al formato PDF/A, e che Adobe Reader 9 indica come validi, <b>sono rifiutati dal sistema di validazione di InfoCamere</b>.<br>
Per controllare che tutto sia in regola, si consiglia di utilizzare la funzione gratuita di validazione dei documenti presente nel sito <a href="http://webtelemaco.infocamere.it" target=_blank>http://webtelemaco.infocamere.it</a> (seguire il menu Software, poi la sottovoce "Strumenti": la validazione è accessibile solo ad utenti registrati Telemaco).
<br><br><br>


<font class='special'><b>4. <u>SOFTWARE GRATUITI DISPONIVILI</b></u></font> <br><br>

<b>4.1. <u>PDF CREATOR - Software gratuito per PDF/A</b></u> </font><br><br>

<font class='special'>Sicuramente molti di voi conosceranno <b>PDF Creator</b>, nota stampante virtuale gratuita per produrre files PDF.<br>

Sul sito <a href="http://www.pdfforge.org/products/pdfcreator/download" target=_blank>http://www.pdfforge.org</a> è ora disponibile la <b>versione 0.9.8 che utilizza Ghostscript 8.64</b> per produrre i files PDF. <br>
In base alle prove effettuate dall'Ing. Lorenzo Maurizi (che segue il nostro sito dal punto di vista tecnico), i file così prodotti <b>passano la validazione dello strumento online di InfoCamere</b>. <br ><br>

<b>ATTENZIONE:</b> inizialmente alcuni utenti hanno avuto problemi a validare i files PDF/A generati da PDFCreator 0.9.8, ma, grazie alla collaborazione fattiva degli utenti Joseph e palaiotatos, e alla risposta del team di sviluppo di PDFCreator, si è arrivati a risolvere il problema. <br>
Per l'intera vicenda vi invitiamo a consultare <a href="modules.php?name=Forums&file=viewtopic&t=71" > l'apposito thread del forum</a>.<br>
Per brevità ecco i passi necessari a far funzionare correttamente PDFCreator:
<ul><li>Nel caso fosse installato, disinstallare PDFCreator 0.9.8 o precedente</li>
<li>installare il .NET Framework 1.1, scaricabile da <a href="http://www.windowsupdate.com" target=_blank>Windows Update</a> o dal seguente indirizzo:<br>
<a href="http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=262d25e3-f589-4842-8157-034d1e7cf3a3&displaylang=it" target=_blank>http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?familyid=262d25e3-f589-4842-8157-034d1e7cf3a3&displaylang=it</a></li>
<li>installare di nuovo PDFCreator 0.9.8</li>
</ul>
A questo punto il software dovrebbe funzionare correttamente, e quindi, per ringraziare i programmatori di PDF Creator per il loro lavoro, <b>vi esortiamo a effettuare una donazione</b> tramite l'apposito bottone in basso a sinistra nel sito <a href="http://www.pdfforge.org/products/pdfcreator/download" target=_blank>http://www.pdfforge.org </a></font>. <br>
Anche pochi euro bastano per sostenere questo ottimo software. <br><br><br>

<b>4.2. <u>Bullzip PDF Printer - Software gratuito per PDF/A</b></u> </font><br><br>

Segnaliamo l'esistenza di un altro ottimo programma per Windows 2000/XP/Vista (anche a 64 bit) per la generazione di PDF/A validi per il sistema di validazione di InfoCamere.<br>
Il software è prodotto dalla Bullzip e si presenta come la classica stampante. Per maggiori informazioni e per il download del prodotto si rimanda al <a href="http://www.bullzip.com/products/pdf/info.php" target=_blank>sito web dell'azienda produttrice.</a><br>
La versione presente nel momento della redazione di questa pagina è la <b>6.0.0.865</b> e presenta un supporto dichiarato "sperimentale" al PDF/A, ma da una serie di prove effettuate il risultato è stato sempre validato da InfoCamere.<br>
Nonostante la pagina sia in inglese, il prodotto installato è completamente in italiano. Per scaricarlo occorre selezionare il link verso il centro della pagina <a href="http://www.bullzip.com/download/pdf/BullzipPDFPrinter_6_0_0_865.zip" target=_blank>Download PDF Printer 6.0.0.865 from Europe</a><br>
Per l'installazione, occorre scompattare il file .zip ricevuto e lanciare l'installativo in esso contenuto.<br>
Per attivare il formato PDF/A occorre andare nel menu Start - Programmi - Bullzip - PDF Printer - Opzioni. Nella scheda "Documento" occorre attivare la spunta in fondo denominata <font class="special">PDF/A-1b</font> <br><br>

</td></tr>
</table><br>


<table width='100%' border=3>
<tr>
<th colspan=2 bgcolor=#dddddd>
<center><b>APPROFONDIMENTI E RIFERIMENTI
</b></center>
</th>
</tr>
<tr>
<td valign='top' bgcolor=#CCFFCC><br>

. Per <b>scaricare il pacchetto SaveAsPDFandXPS per Office 2007</b>, clicca <a href =' http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyID=4d951911-3e7e-4ae6-b059-a2e79ed87041&DisplayLang=it '> <b>QUI.</a></b><br><br>

. Se vuoi <b>accedere al sito della OPENOFFICE</b> e scaricare l'attuale versione 3.0.0, clicca <a href =' http://it.openoffice.org/ '> <b>QUI.</a></b><br><br>

. Se vuoi <b>accedere al sito ADOBE</b> e scaricare la versione aggiornata di Adobe Reader 9, clicca <a href =' http://www.adobe.com/it/ '> <b>QUI.</a></b><br><br>

. Se vuoi <b>accedere al sito PDFFORGE.ORG</b> e scaricare la versione aggiornata del PDF Creator, clicca <a href =' http://www.pdfforge.org/ '> <b>QUI.</a></b><br><br><br>

Un gentile utente ci ha segnalato un sito da dove scaricare un nuovo programma - tutto italiano - che genera i documenti in formato PDF/A, si tratta del sito <b><i>"Facilepdf.it"</b></i>.<br>
Si tratta di un programma a pagamento con delle funzioni veramente interessanti, tra le quali la possibilità di accodare ad un unico pdf le stampe provenienti da diversi programmi ed un archivio dei pdf creati.<br><br>

. Se vuoi <b>accedere al sito Facilepdf.it</b> e verificare le caratteristiche del prodotto, clicca <a href =' http://www.facilepdf.it/ '> <b>QUI.</a></b>
<br><br><br>

. Se vuoi scaricare <b>un MANUALE OPERATIVO per la creazione di documenti elettronici in formato PDF/A</b>, predisposto dalla Camera di Commercio di Ferrara, clicca <a href =' http://www.fe.camcom.it/attivitaistituzionali/registro-imprese/manuali/Manuale_PDFA.pdf '> <b>QUI.</a></b> <br><br>


</td>
</tr>
</table><br>


Tutti i documenti elencati sono <span style="font-weight: bold; text-decoration: underline;">realizzati in formato PDF</span>; per consultarli occorre installare sul proprio PC il software Adobe Reader <a href="http://www.adobe.com/it/products/acrobat/readstep2.html" target=_blank><img style="border: none;" src="http://www.adobe.com/images/shared/download_buttons/get_adobe_reader.gif" alt="Scarica Adobe Reader" /></a>

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Date 2010-01-11 20:00:08



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