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ATTI E DOCUMENTI REDATTI ALL'ESTERO - LEGALIZZAZIONE DI ATTI E DI FIRME

1. La legalizzazione di atti e documenti redatti all’estero

Per essere validamente prodotti in Italia, i documenti formati all'estero da autorità estere devono essere legalizzati, a meno che non siano rilasciati da un paese con cui vigono accordi internazionali che prevedono l'esenzione dalla legalizzazione.
Inoltre, se i documenti sono scritti in lingua straniera, devono essere muniti di traduzione ufficiale.
Attualmente la disciplina della legalizzazione degli atti e documenti esteri è contenuta nel D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445 , negli articoli dal 30 al 33.

La legalizzazione di un atto può essere sostituita dalla c.d. "postilla" prevista dalla Convenzione dell'Aja 5 ottobre 1961, che consiste nell'attestazione dell'autenticità della firma e della qualità del firmatario rilasciata dall'autorità competente dello stesso Stato che ha formato l'atto.
E' lo stesso Stato che forma l'atto pubblico che ne attesta la provenienza e l'autenticità, senza necessità di ulteriori conferme da parte dell'Autorità dell'altro Stato (che pure aderisce alla stessa Convenzione).
Naturalmente solo gli Stati aderenti alla Convenzione dell'Aja del 1961 sono abilitati a rilasciare atti e documenti con la "postilla" ed a considerare validi gli atti provenienti da altri Stati aderenti alla Convenzione.

2. La legalizzazione di firme

Le firme sugli atti e documenti formati in Italia da una rappresentanza diplomatica o consolare estera residente nello Stato italiano devono essere legalizzate affinché abbiano valore in Italia.
Le firme sugli atti e sui documenti formati in Italia devono essere legalizzate affinché abbiano valore all'estero.

La Prefettura - Ufficio Territoriale del Governo (U.T.G) - provvede, per delega del Ministro degli Affari Esteri, alla legalizzazione delle firme.
La 'legalizzazione' consiste nell'attestazione della qualità legale del pubblico ufficiale che ha apposto la propria firma su un documento, nonché dell'autenticità della firma stessa.
L'autenticazione della sottoscrizione prevista dall'art. 21 del DPR n. 445/2000 si distingue dalla legalizzazione in quanto con la prima (autenticazione) l'Ufficiale pubblico verifica l'identità della persona che sottoscrive, con la seconda (legalizzazione) il pubblico ufficiale certifica la qualità, la carica pubblica ricoperta dal titolare dell'Ufficio che ha firmato l'atto, e quindi egli attesta sulla provenienza dell'atto stesso da un determinato ufficio.

3. Iscrizione anagrafica degli stranieri - I certificati provenienti dall’estero non potranno più essere tradotti in Italia da un traduttore giurato, ma solo dall’autorità consolare italiana

Con una interrogazione parlamentare il deputato Contento Manlio (PdL) ha chiesto chiarimenti al Ministro dell’interno su come si debbano comportare i Comuni quando ricevono una richiesta di iscrizione anagrafica da parte di stranieri che producono certificati provenienti dall’estero, legalizzati dal consolato italiano, ma tradotti in Italia.

Il caso sollevato alla Camera nasce da un contrasto tra il Comune e la Prefettura di Pordenone.
Per i funzionari dell’anagrafe friulana gli unici certificati redatti all’estero che possono essere accettati sono quelli tradotti dall'autorità consolare italiana, secondo quanto previsto dell'articolo 2 del D.P.R. n. 394/1999, modificato dall'articolo 2 del D.P.R. n. 334/2004.
Invece, per la Prefettura di Pordenone, sono da ritenere validi anche i certificati rilasciati da un'autorità straniera ed autenticati dall'autorità consolare italiana all'estero, anche se tradotti da un traduttore ufficiale operante in Italia, in analogia con quanto avviene per le pratiche di concessione della cittadinanza italiana.

Il Sottosegretario all'interno Davico Michelino nella sua risposta alla Camera del 25 settembre 2008 ha sostenuto quanto segue.

Signor Presidente, onorevoli deputati,
la Prefettura di Pordenone, in data 30 agosto 2007, ha trasmesso a questo Ministero un quesito concernente la validità dei certificati redatti all'estero e legalizzati dalla competente autorità consolare italiana, prodotti da cittadini stranieri ai fini anagrafici, non corredati della traduzione in lingua italiana da parte della medesima autorità consolare.

Il quesito si basava su un'interpretazione del Comune di Pordenone che riteneva validi unicamente i certificati redatti all'estero e tradotti dall'autorità consolare italiana, secondo quanto previsto dell'articolo 2 del decreto del Presidente della Repubblica n. 394/1999, modificato dall'articolo 2 del decreto del Presidente della Repubblica n. 334/2004, a fronte di un diverso orientamento espresso dalla Prefettura di Pordenone che, a sua volta, riteneva valida, per i certificati rilasciati da un'autorità straniera ed autenticati dall'autorità consolare italiana all'estero, anche la traduzione operata da un traduttore ufficiale operante in Italia (in analogia con quanto avviene per le pratiche di concessione della cittadinanza italiana).

Tale interpretazione, non incidente sugli aspetti inerenti la certezza e la legalità del documento, era volta ad assicurare la coerenza generale del sistema in un'ottica di semplificazione amministrativa.
Tuttavia, successivi approfondimenti hanno però indotto questo Ministero a privilegiare una interpretazione più rigorosa dell'articolo 3, comma 4 del decreto del Presidente della Repubblica n. 445/2000, ed in linea con l'orientamento del Comune di Pordenone, che pertanto verrà seguita per la risoluzione di analoghi quesiti.

ATTI GIUDIZIARI NOTIFICATI ALL'ESTERO

1. Il regolamento CE n. 1393/2007

Il regolamento (CE) n. 1393/2007 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 13 novembre 2007, relativo alla notificazione e alla comunicazione negli Stati membri degli atti giudiziari ed extragiudiziali in materia civile o commerciale (“notificazione o comunicazione degli atti”) e che abroga il regolamento (CE) n. 1348/2000 del Consiglio mira a migliorare e accelerare la trasmissione degli atti giudiziari ed extragiudiziali in materia civile o commerciale ai fini della loro notificazione o comunicazione tra gli Stati membri.

Il regolamento si applica a tutti gli Stati membri dell’Unione europea compresa la Danimarca, che ha confermato l’intenzione di attuare il contenuto del regolamento mediante una dichiarazione basata su un accordo parallelo concluso con la Comunità europea.

Il regolamento prevede diversi modi di trasmissione, notificazione e comunicazione degli atti: trasmissione attraverso organi mittenti e riceventi, per via consolare o diplomatica, notificazione o comunicazione diretta, oppure mediante i servizi postali.
Gli organi mittenti sono competenti per la trasmissione degli atti giudiziari o extragiudiziali da notificare o comunicare a un altro Stato membro. Gli organi riceventi sono competenti per il ricevimento degli atti giudiziari o extragiudiziali provenienti da un altro Stato membro. L’autorità centrale ha il compito di inviare informazioni agli organi mittenti e di cercare soluzioni alle eventuali difficoltà insorte durante la trasmissione degli atti.
Il regolamento prevede sette moduli.
Il testo del regolamento CE viene riportato nei Riferimenti normativi.

2. La circolare del Ministero della Giustizia

Il Ministero della Giustizia ha emanato la Circolare 22 settembre 2011, Prot, 124042, a firma del Direttore Generale Maria Teresa Saragnano, avente ad oggetto "Notifiche di atti in materia civile e commerciale ai sensi del Regolamento Comunitario 1393/2007", con la quale fornisce chiarimenti in merito ai rapporti tra il regolamento europeo n. 1393/2007 e le norme di diritto internazionale privato italiano in materia di notificazione di atti giudiziari all'estero, con l'intento di agevolare le notifiche transnazionali di atti in materia civile e commerciale.
Quando l'atto proviene da uno stato membro dell'Unione europea, la notificazione, per essere eseguita, non dovrà più essere preventivamente autorizzata dal pubblico ministero presso il Tribunale di competenza.
Nel dettaglio, il Ministero della Giustizia ritiene che l'art. 71 della legge 31 maggio 1995, n. 218 (Riforma del sistema italiano di diritto internazionale privato), nella parte in cui disciplina la notificazione di atti giudiziari provenienti dall'estero, prevedendo che essa debba essere preventivamente autorizzata dal pubblico ministero presso il Tribunale nella cui giurisdizione la notificazione deve essere eseguita, «non si applica quando l'atto da notificare proviene da uno stato membro dell'Unione europea ai sensi del regolamento 1393/2007».
Il regolamento (Ce) del Parlamento europeo e del Consiglio del 13 novembre 2007 ha infatti introdotto in ambito comunitario disposizioni uniformi in materia di notificazioni e comunicazioni negli stati membri degli atti giudiziari ed extragiudiziali in materia civile o commerciale.
Scopo del regolamento è quello di eliminare le formalità che, in base alla legislazione di ciascuno stato membro, devono essere eseguite in occasione della notificazione di un atto giudiziario all'estero o proveniente dall'estero.
«Resta fermo il fatto che, dopo che l'atto è stato trasmesso allo stato membro in cui esso deve essere notificato» - si legge nella circolare - «la notifica al destinatario dell'atto è regolata dalle disposizioni che regolano la notificazione degli atti giudiziari all'interno di quello stato».

La circolare ricorda infine che il regolamento si applica anche alla Danimarca, ai sensi dell'articolo 3, par. 2 dell'accordo tra la Comunità europea e il Regno di Danimarca relativo alla notificazione e alla comunicazione degli atti giudiziari ed extragiudiziali in materia civile o commerciale concluso con decisione 2006/326/Ce del Consiglio.
Il testo della circolare viene riportato nei Riferimenti normativi.

REGOLAMENTO (UE) 2016/1191
CONTENUTI E OBIETTIVI

1. LIBERA CIRCOLAZIONE DEI DOCUMENTI PUBBLICI – Dal 16 febbraio 2019 in Europa stop alla legalizzazione e all’apostille

Il 16 febbraio 2019 entra in vigore il Regolamento (UE) 2016/1191del Parlamento europeo e del Consiglio del 6 luglio 2016, che promuove la libera circolazione dei cittadini semplificando i requisiti per la presentazione di alcuni documenti pubblici nell'Unione europea e che modifica il regolamento (UE) n. 1024/2012.
Con tale regolamento si abolisce la necessità di legalizzare i documenti pubblici, quali: certificati, estratti, copie integrali di atti di stato civile, nulla osta al matrimonio e certificati di capacità matrimoniale, allo scopo di ridurre la burocrazia e i costi per i cittadini che presentano alle autorità di un Paese dell’Unione europea un documento pubblico emesso dalle autorità di un altro Paese dell’UE.
Il regolamento abolisce, inoltre. l’obbligo dell’apostille e semplifica le formalità riguardanti le copie autentiche e le traduzioni.

Di seguito cerchiamo di individuare quelli che sono i punti essenziali e qualificanti del regolamento.

1) Il presente regolamento - come si legge all'art. 1 - prevede, in relazione a taluni documenti pubblici rilasciati dalle autorità di uno Stato membro che devono essere presentati alle autorità di un altro Stato membro, un sistema:
a) diesenzione dalla legalizzazione o formalità analoghe; e
b) di semplificazione di altre formalità.
Tuttavia, il presente regolamento non impedisce a una persona di utilizzare altri sistemi applicabili in uno Stato membro relativamente alla legalizzazione o formalità analoghe.

2) Il presente regolamento istituisce moduli standard multilingue (11 in totale), da utilizzare come supporto per la traduzione e allegati ai documenti pubblici nazionali.
I moduli possono essere presentati dai cittadini in un altro paese dell’UE come supporti per la traduzione allegati al documento pubblico per evitare l’obbligo di traduzione.
Se il documento pubblico presentato è accompagnato da un modulo standard multilingue, il paese dell’UE ricevente può richiedere una traduzione del documento solo in circostanze eccezionali.
Se sussistono tali circostanze eccezionali e il paese dell’UE ricevente richiede una traduzione certificata, deve accettare una traduzione certificata redatta in un altro paese dell’UE.
I moduli standard multilingue sono disponibili per i documenti relativi:
- alla nascita,
- all'esistenza in vita,
- al decesso,
- al matrimonio (compresi la capacità di contrarre matrimonio e lo stato civile),
- all'unione registrata (compresi la capacità di sottoscrivere un'unione registrata e lo stato di unione registrata),
- al domicilio e/o alla residenza e
- all'assenza di precedenti penali (artt. 7 -12 e 25).

3) Il presente regolamento si applica ai documenti pubblici rilasciati dalle autorità di uno Stato membro, in base alla propria legislazione nazionale, che devono essere presentati alle autorità di un altro Stato membro e il cui obiettivo principale è accertare uno o più dei seguenti fatti:
nascita; decesso; nome; matrimonio, compresi la capacità di contrarre matrimonio e lo stato civile; divorzio, separazione personale o annullamento del matrimonio; unione registrata, compresi la capacità di sottoscrivere un’unione registrata e lo stato di unione registrata; scioglimento di un’unione registrata, separazione personale o annullamento di un’unione registrata; filiazione, compresa l’adozione; domicilio e/o residenza; cittadinanza; assenza di precedenti penali; diritto di votare e di candidarsi alle elezioni comunali e alle elezioni del Parlamento europeo.

Per "documenti pubblici", secondo quanto stabilito all'art. 3, s'intende:
"a) i documenti emanati da un'autorità o da un funzionario appartenente ad una delle giurisdizioni di uno Stato membro, ivi compresi quelli emanati dal pubblico ministero, da un cancelliere o da un ufficiale giudiziario («huissier de justice»);
b) i documenti amministrativi;
c) gli atti notarili;
d) le dichiarazioni ufficiali come le annotazioni di registrazioni, visti per la data certa e autenticazioni di firme, apposte su una scrittura privata;
e) i documenti redatti da agenti diplomatici o consolari di uno Stato membro che agiscono nell'esercizio delle loro funzioni nel territorio di qualsiasi Stato, ove tali documenti debbano essere presentati sul territorio di un altro Stato membro o agli agenti diplomatici o consolari di un altro Stato membro che agiscono nel territorio di un paese terzo.

Per «copia autentica» si intende: una copia di un documento pubblico originale firmata e certificata come riproduzione esatta e completa di tale documento pubblico originale da un'autorità legittimata a tal fine ai sensi del diritto nazionale e dello stesso Stato membro che ha inizialmente rilasciato il documento pubblico.

4) I documenti pubblici disciplinati dal presente regolamento e le loro copie autentiche sono esenti da ogni forma di legalizzazione e formalità analoghe (art. 4).

5) Laddove uno Stato membro prescriva la presentazione dell'originale di un documento pubblico rilasciato dalle autorità di un altro Stato membro, le autorità dello Stato membro in cui è presentato il documento pubblico non richiedono anche la presentazione di una copia autentica.
Qualora uno Stato membro autorizzi la presentazione di una copia autentica, le autorità di tale Stato membro accettano una copia autentica prodotta in un altro Stato membro.

6) Il presente regolamento non si applica:
a) ai documenti pubblici rilasciati dalle autorità di un paese terzo; o
b) alle copie autentiche dei documenti di cui alla lettera a), prodotte dalle autorità di uno Stato membro.
Il presente regolamento non si applica al riconoscimento in uno Stato membro degli effetti giuridici relativi al contenuto dei documenti pubblici rilasciati dalle autorità di un altro Stato membro.

7) Il regolamento in questione riguarda solo l’autenticità del documento pubblico e non il riconoscimento dei suoi contenuti o effetti.

8) Il regolamento istituisce un meccanismo di cooperazione tra le autorità dei paesi dell’UE per la lotta contro i documenti pubblici fraudolenti.
Il meccanismo di cooperazione si basa su un sistema informatico esistente: il sistema d’informazione del mercato interno («IMI») istituito dal regolamento (UE) n. 1024/2012.
Il meccanismo di cooperazione consente alle autorità del paese dell’UE ricevente di dialogare con le autorità del paese dell’UE di emissione in caso sussista un serio dubbio circa l’autenticità di un documento pubblico presentato da un cittadino (artt. 13 e 14). 9) Secondo quanto stabilito dagli articoli 17, 19 e 20, il presente regolamento non pregiudica:
a) l'applicazione di altre disposizioni del diritto dell'Unione sulla legalizzazione, su formalità analoghe o altre formalità, bensì completa tali disposizioni; b) l'applicazione del diritto dell'Unione in materia di firme elettroniche e identificazione elettronica; c) il ricorso ad altri sistemi di cooperazione amministrativa istituiti dal diritto dell'Unione che prevedano lo scambio di informazioni tra gli Stati membri in determinati settori; d) l'applicazione delle convenzioni internazionali di cui uno o più Stati membri sono parte al momento dell'adozione del regolamento stesso e che riguardano materie disciplinate dallo stesso;
e) l'applicazione delle disposizioni legislative, regolamentari e amministrative degli Stati membri per quanto riguarda l'accesso del pubblico ai documenti pubblici.

Secondo quanto stabilito al comma 4 dell'art. 19, il presente regolamento "non impedisce agli Stati membri di negoziare, concludere, aderire a, modificare o applicare accordi e intese internazionali con paesi terzi riguardanti atti di legalizzazione o formalità analoghe per documenti pubblici su materie oggetto del presente regolamento e rilasciati dalle autorità degli Stati membri o di paesi terzi al fine di essere utilizzati nelle relazioni tra gli Stati membri e i paesi terzi interessati. Il presente regolamento non impedisce agli Stati membri di decidere in merito all'accettazione dell'adesione di nuove parti contraenti a tali accordi e intese a cui uno o più Stati membri aderiscono o possono decidere di aderire".

RICAPITOLANDO: Per effetto della nuova misura - a decorrere dal 16 febbraio 2019:
- i documenti pubblici rilasciati in uno Stato membro dell’Unione dovranno essere accettati come autentici in un altro Stato membro senza necessità di legalizzazione,
- nei settori interessati dal regolamento, quando un cittadino presenta alle autorità di un paese dell’UE un documento pubblico emesso dalle autorità di un altro paese dell’UE, le autorità riceventi non possono esigere che il documento rechi il timbro apostille (il timbro apostille serve a dimostrare l’autenticità di un documento pubblico emesso in un paese straniero);
- viene meno l’obbligo di fornire, in tutti i casi, una copia autenticata e una traduzione asseverata dei documenti pubblici, potendo essere utilizzato un modulo standard multilingue da presentare come ausilio alla traduzione, allegato al documento pubblico per evitare l’obbligo di traduzione.

Moduli standard multilingue Il regolamento introduce moduli standard opzionali multilingue in tutte le lingue dell’UE. I moduli possono essere presentati dai cittadini in un altro paese dell’UE come supporti per la traduzione allegati al documento pubblico per evitare l’obbligo di traduzione. Se il documento pubblico presentato è accompagnato da un modulo standard multilingue, il paese dell’UE ricevente può richiedere una traduzione del documento solo in circostanze eccezionali. Se sussistono tali circostanze eccezionali e il paese dell’UE ricevente richiede una traduzione certificata, deve accettare una traduzione certificata redatta in un altro paese dell’UE. I moduli standard multilingue come supporti per la traduzione di documenti pubblici sono disponibili per i documenti relativi a: ‐ nascita; ‐ accertamento dell’esistenza in vita; ‐ decesso; ‐ matrimonio, compresi la capacità di contrarre matrimonio e lo stato civile; ‐ unione registrata, compresi la capacità di sottoscrivere un’unione registrata e lo stato di unione registrata; ‐ domicilio e/o residenza; ‐ assenza di precedenti penali.

APPROFONDIMENTI E RIFERIMENTI

APPROFONDIMENTI

- Sull'argomento si riporta un approfondimento, dal titolo:
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Gli atti e documenti stranieri. Procedure per la legalizzazione di documenti e di firme.

RIFERIMENTI E GUIDE

- Se vuoi scaricare una guida alla notifica all'estero degli atti giudiziari ed extragiudiziari in materia civile e commerciale, clicca QUI

- Se vuoi scaricare il testo della Convenzione relativa alla notificazione e alla comunicazione all’estero degli atti giudiziari e extragiudiziari in materia civile o commerciale, clicca QUI

- Se vuoi accedere al sito RETE GIUDIZIARIA EUROPEA in materia civile e commerciale, clicca QUI

- Se vuoi visitare il sito del Ministero degli Affari Esteri, clicca QUI

- Se vuoi visitare il sito del Ministero dell’Interno, clicca QUI

RIFERIMENTI NORMATIVI

Legge 20 dicembre 1966, n. 1253: Ratifica ed esecuzione della convenzione riguardante l’abolizione della legalizzazione di atti pubblici stranieri, adottata a l’Aja il 5 ottobre 1961.

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Ministero dell'Interno - Circolare del 18 dicembre 1980, Prot. 20685/92500: Traduzioni di atti formati all'estero ed attestazione della loro conformità all'originale. - Art. 17, L. 11 maggio 1971, n. 390. Questioni interpretative.

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Legge 24 aprile 1990, n. 106: Ratifica ed esecuzione della convenzione relativa alla soppressione della legalizzazione di atti negli Stati membri delle Comunità europee, firmata a Bruxelles il 25 maggio 1987.

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Legge 31 maggio 1995, n. 218: Riforma del sistema italiano di diritto internazionale privato.

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D.P.R. 31 agosto 1999, n. 394: Regolamento recante norme di attuazione del testo unico delle disposizioni concernenti la disciplina dell'immigrazione e norme sulla condizione dello straniero, a norma dell'articolo 1, comma 6, del decreto legislativo 25 luglio 1998, n. 286.

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D.P.R. 28 dicembre 2000, n. 445: Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa. (Testo aggiornato a Febbraio 2007).

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REGOLAMENTO (CE) N. 1393/2007 del Parlamento europeo e del Consiglio del 13 novembre 2007 relativo alla notificazione e alla comunicazione negli Stati membri degli atti giudiziari ed extragiudiziali in materia civile o commerciale («notificazione o comunicazione degli atti») e che abroga il regolamento (CE) n. 1348/2000 del Consiglio.

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Ministero della Giustizia - Dipartimento per gli Affari di Giustizia Direzione Generale della Giustizia Civile Ufficio II - Circolare 22 settembre 2011, Prot, 124042: Notifiche di atti in materia civile e commerciale ai sensi del Regolamento Comunitario 1393/2007.

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REGOLAMENTO (UE) 2016/1191 del Parlamento europeo e del Consiglio del 6 luglio 2016 che promuove la libera circolazione dei cittadini semplificando i requisiti per la presentazione di alcuni documenti pubblici nell'Unione europea e che modifica il regolamento (UE) n. 1024/2012.